Jak zacząć wdrożenie AI od jednego procesu w małej firmie

Zespół dostał dostęp do AI. Jedna osoba przygotowuje z jego pomocą wiadomości, druga streszcza dokumenty, trzecia wciąż nie wie, do czego mogłaby je wykorzystać. Tymczasem klienci nadal długo czekają na oferty, bo przed wysłaniem każdej z nich trzeba szukać cennika i ustalać zakres usługi. To przykładowa sytuacja, w której samo udostępnienie narzędzia pozostawia główną trudność bez rozwiązania.

Raport „Future® 2027” Kasi Syrówki zwraca uwagę na potrzebę przeprojektowania sposobu pracy przy wdrażaniu AI. W rozdziale dotyczącym organizacji pojawiają się jakość danych, podział odpowiedzialności oraz przygotowanie zespołu. Te wnioski można przełożyć na działanie także w niewielkiej firmie. Proponuję zacząć od jednego procesu, którego efekty da się sprawdzić.

Wybierz powtarzalne zadanie z wyraźnym końcem

Dobrym kandydatem do pierwszej próby jest czynność, którą wykonujecie regularnie, której przebieg znacie i dla której potraficie ocenić jakość rezultatu. Może to być przygotowanie roboczej odpowiedzi na zapytanie ofertowe, uporządkowanie notatki ze spotkania lub opracowanie opisu usługi z zatwierdzonych materiałów.

Na początek wybierz zadanie pozwalające sprawdzić wynik przed wykorzystaniem go wobec klienta. Łatwiej wtedy wychwycić pomyłkę i poprawić sposób działania. Unikniesz też sytuacji, w której test obejmuje tak wiele różnych czynności, że trudno ustalić źródło problemu.

Opisz początek i koniec procesu. Przy zapytaniu ofertowym początkiem jest otrzymanie wiadomości od klienta. Końcem może być zatwierdzony szkic oferty gotowy do wysłania. Sam wygenerowany tekst nie kończy jeszcze pracy, jeżeli wymaga sprawdzenia ceny i dostępności usługi.

Uporządkuj informacje przed pierwszą próbą

Zanim dołączysz AI do procesu, sprawdź, skąd zespół bierze informacje. Który cennik jest aktualny? Gdzie zapisano zakres poszczególnych usług? Kto potwierdza terminy? Czy wszyscy korzystają z tych samych ustaleń?

W naszym przykładzie przygotuj jeden zatwierdzony opis oferty, aktualny cennik i listę pytań, które trzeba zadać klientowi przed wyceną. Wskaż osobę odpowiedzialną za aktualizację tych materiałów. Ustal też, które informacje można przekazywać do wybranego narzędzia.

Raport opisuje nieprzygotowane dane i brak kompetencji zespołu jako bariery wdrażania AI. Dla małej firmy praktycznym wnioskiem jest sprawdzenie, czy pracownicy mają dostęp do wiarygodnych materiałów oraz wiedzą, jak z nich korzystać. Nawet dobrze sformułowane polecenie nie rozstrzygnie, która z dwóch sprzecznych wersji oferty jest obowiązująca.

Wyznacz osobę zatwierdzającą rezultat

W prostym pilotażu AI może przygotować szkic odpowiedzi i wypisać brakujące informacje. Pracownik sprawdza zgodność z zapytaniem oraz materiałami firmy. Osoba uprawniona zatwierdza cenę lub warunki, jeśli zadanie tego wymaga. Dopiero później wiadomość trafia do klienta.

Taki podział powinien być zapisany w sposób zrozumiały dla całego zespołu. Warto ustalić również, co zrobić z nietypowym przypadkiem: komu go przekazać, kiedy wrócić do ręcznego wykonania zadania i jak odnotować błąd. To pozwala uczyć się na problemach pojawiających się podczas próby.

Znaczenie odpowiedzialności za dane, działanie systemu i wynik decyzji jest jednym z tematów raportu. Powyższy schemat stanowi moją propozycję przełożenia tej zasady na niewielki zespół.

Przeprowadź krótki pilotaż i porównaj efekty

Zanim rozpoczniesz próbę, zapisz czas wykonania kilku podobnych zadań dotychczasowym sposobem. Odnotuj także liczbę poprawek i trudności, na przykład brak danych od klienta. Następnie zbieraj te same informacje dla zadań wykonywanych ze wsparciem AI.

Możesz przeznaczyć na pilotaż dwa tygodnie, o ile w tym czasie pojawi się wystarczająco dużo porównywalnych przypadków. To propozycja organizacyjna, którą należy dopasować do częstotliwości zadań. Dwa tygodnie z jedną ofertą nie dadzą takiego obrazu jak kilkanaście zróżnicowanych zapytań.

Sprawdzaj czas całego procesu, zgodność merytoryczną oraz nakład pracy potrzebny do kontroli. Jeśli przygotowanie szkicu przyspieszyło, ale zatwierdzanie nadal trwa kilka dni, masz wskazówkę, gdzie szukać kolejnego usprawnienia. Jeśli odpowiedzi zawierają powtarzalne błędy, popraw materiały lub ogranicz zakres zadania przed rozszerzeniem wdrożenia.

Zaplanuj wykorzystanie odzyskanego czasu

W raporcie pojawia się również napięcie między możliwościami technologii a obciążeniem ludzi. Warto uwzględnić je przy ocenie pilotażu. Porozmawiaj z zespołem o tym, czy nowy sposób pracy ogranicza uciążliwe czynności, czy dokłada kolejny etap kontroli bez wyraźnej korzyści.

Jeśli pomiar pokaże oszczędność czasu, ustalcie jej przeznaczenie. Może pomóc w szybszym odpowiadaniu klientom, dopracowaniu materiałów albo ograniczeniu zaległości. Po kilku tygodniach sprawdźcie, czy ten efekt rzeczywiście się pojawił.

Przed zakupem kolejnego narzędzia rozpisz jeden firmowy proces na kartce. Zaznacz informacje potrzebne na wejściu, osobę odpowiedzialną za wynik i kryteria poprawnego wykonania. Taki opis będzie konkretnym punktem wyjścia do pierwszej próby z AI.

Źródło: Kasia Syrówka, „Raport Future® 2027. Rynek pracy i kompetencje przyszłości”, wyd. Syrowka.com Katarzyna Izabela Syrówka, s. 20–21, 89, 93–96. Opis firmy, schemat wdrożenia i czas pilotażu są autorskimi przykładami, a nie wynikami badania opisanego w raporcie.